HR Companion er en enkeltmandsvirksomhed, og håndterer således ikke persondata for egne medarbejdere.
HR Companion håndterer persondata for kunder, men udelukkende i form af f.eks. ansøgninger, CV’er, personprofilanalyser/tests, referencer, eksamensbeviser og ansættelseskontrakter, og udelukkende i forbindelse med løsning af specifikke opgaver.
HR Companion er således ikke i besiddelse af personfølsomme data, men kun almindelige personoplysninger samt fortrolige oplysninger.
Personhenførbart materiale slettes fire måneder efter en opgave er tilendebragt. Skulle en kandidat eller en medarbejder hos en kunde bede om øjeblikkelig sletning af egne dokumenter, vil dette ske inden for 24 timer.
I tilfælde hvor HR Companion sender testresultater eller andre personhenførbare dokumenter til kunde eller kandidat, sker dette via krypteret mail. HR Companions krypteringsprogram gør det muligt for modtageren at besvare mailen krypteret.
HR Companions IT-systemer er til alle tider sikret med opdateret antivirussoftware, firewall og beskyttelse mod ransomeware, samt følger generelle anbefalinger omkring passwords og sikkerhed i øvrigt.
Printet materiale makuleres umiddelbart efter brug.
I tilfælde, hvor kandidater vælger at fremsende eksamensbeviser elektronisk, anbefaler HR Companion, at CPR-numre fjernes/overstreges før afsendelsen.